Wie deaktiviere oder lösche ich einen Benutzer?

Ab Tarif Basic

Kurzantwort

Notory kennt bei Benutzern kein hartes „Löschen”. Die reguläre Aktion ist das Deaktivieren (Aktiv-Schalter aus): Das Konto bleibt erhalten, kann sich aber nicht mehr anmelden. Es lässt sich jederzeit wieder aktivieren. Für die endgültige Entfernung personenbezogener Daten gibt es die DSGVO-Löschung (Pseudonymisierung, Art. 17). Der Papierkorb ist etwas anderes: Er gilt für Assets, nicht für Benutzerkonten.

Voraussetzungen

Drei Wege im Überblick

Aktion	Was passiert	Umkehrbar?
Deaktivieren	`Aktiv` wird auf „aus” gesetzt; Anmeldung sofort gesperrt, Daten bleiben	Ja, Konto wieder aktivieren
DSGVO-Löschung (Art. 17)	Konto wird pseudonymisiert, Anmeldedaten/2FA/Tokens entfernt	Nein, endgültig
Papierkorb	Betrifft Assets (gelöschte Objekte, Wiederherstellung), nicht Benutzer	entfällt

Benutzer deaktivieren. Verwaltung → Benutzerverwaltung → Benutzer öffnen. Im Bereich Konto wählst du „Benutzer deaktivieren”. Der Eintrag bleibt in der Liste, ist aber als inaktiv markiert. Zum Reaktivieren setzt du Aktiv wieder auf „ein”.

Screenshot ausstehend admin-benutzer-04 Benutzer-Detailseite, Bereich Konto mit der Aktion 'Benutzer deaktivieren'

Deaktivieren sperrt die Anmeldung, ohne Daten zu entfernen. Jederzeit umkehrbar.
DSGVO-Löschung (nur wenn nötig). Muss eine betroffene Person tatsächlich gelöscht werden, nutzt du die Datenschutz-Funktion Datenexport (Art. 15) bzw. Löschen / Pseudonymisieren (Art. 17). Diese Aktion ist endgültig.

Deaktivieren (Soft-Delete: setzt is_active = false):

curl -X DELETE https://demo.notory.io/api/v1/users/018f9b2c-6a41-7e02-9d3b-2c1a4f7e0055 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token"

Reaktivieren über den Update-Endpunkt:

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/users/018f9b2c-6a41-7e02-9d3b-2c1a4f7e0055 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "is_active": true }'

DSGVO-Datenexport (Art. 15) und DSGVO-Löschung (Art. 17, Pseudonymisierung):

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/admin/privacy/users/018f9b2c-6a41-7e02-9d3b-2c1a4f7e0055/export \
  --output data-export.json

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/admin/privacy/users/018f9b2c-6a41-7e02-9d3b-2c1a4f7e0055/erase \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token"

Mögliche Fehler: 400 (Versuch, das eigene Konto zu deaktivieren oder zu löschen), 403 (kein Administrator), 404 (Benutzer nicht im eigenen Mandanten).

Was passiert dabei?

Deaktivieren = Soft-Delete. Das Konto wird nur auf is_active = false gesetzt. Jede Anmeldung scheitert danach mit „Account is deactivated”; laufende Sitzungen verlieren beim nächsten Aufruf den Zugriff. Alle Zuordnungen (Historie, Ersteller-Vermerke) bleiben intakt. Deshalb ist Deaktivieren die richtige Wahl bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden.
Kein hartes Löschen über die Benutzerverwaltung. Es gibt bewusst keinen Endpunkt, der ein Benutzerkonto samt Historie unwiderruflich entfernt. Das würde Audit-Spuren und Referenzen zerstören.
DSGVO-Löschung pseudonymisiert. Die Art.-17-Aktion entfernt Anmeldedaten, 2FA-Geräte und API-Tokens und anonymisiert die personenbezogenen Felder. Referenzen (z. B. „wer hat dieses Asset angelegt”) bleiben als pseudonymer Verweis erhalten, sodass die Datenintegrität und das manipulationssichere Protokoll gewahrt bleiben.
Der Papierkorb ist nicht für Benutzer. Der Papierkorb (Wiederherstellen / Endgültig löschen, mit Aufbewahrungsfrist) ist ein Feature der Asset-Verwaltung. Er greift für gelöschte Objekte wie Assets, nie für Benutzerkonten.
Protokoll. Deaktivierung und Löschung werden im Protokoll festgehalten (die Löschung als export- bzw. Datenschutz-Aktion), samt auslösendem Administrator.