Wie gebe ich ein Gerät aus und nehme es zurück?

Ab Tarif Basic

Kurzantwort

In der Asset-Detailansicht findest du das Panel „Ausgabe / Rückgabe”: Empfänger wählen (Mitarbeitende/r oder Freitext), optional Fällig am und Notiz setzen, „Ausgeben” klicken. Fertig. Die Rücknahme läuft über „Zurücknehmen”. Zu jedem Vorgang erzeugt Notory auf Wunsch einen PDF-Beleg (Ausgabe-/Rückgabebeleg), den du herunterlädst oder per E-Mail an den Empfänger schickst.

Voraussetzungen

Die Aus-/Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten (kein Feature-Gating). Für den E-Mail-Versand des Belegs muss auf der Instanz SMTP konfiguriert sein.

Ausgeben. Öffne das Asset. Im Panel „Ausgabe / Rückgabe” (rechts unter dem QR-Code) wählst du optional eine/n Mitarbeitende/n aus der Liste. Der Empfänger-Name füllt sich dann automatisch. Für Externe lässt du die Auswahl auf „Externe/r Empfänger/in (Freitext)” und tippst den Namen ein. Optional: Fällig am (Rückgabedatum) und Notiz (z. B. „mit Ladegerät und Tasche”). Klicke auf „Ausgeben”.

Screenshot ausstehend katalog-ausgabe-01 Panel 'Ausgabe / Rückgabe' in der Asset-Detailansicht mit Mitarbeiter-Auswahl, Empfänger, Fällig am, Notiz und der Schaltfläche 'Ausgeben'

Die Ausgabe direkt am Asset: Empfänger, Fälligkeit, Notiz, dann 'Ausgeben'.
Beleg nutzen. Nach der Ausgabe zeigt das Panel „Aktuell ausgegeben” mit Empfänger und Zeitpunkt. Über „Beleg herunterladen” erhältst du den Ausgabebeleg als PDF; ist ein/e Mitarbeitende/r verknüpft, kannst du ihn mit „Per E-Mail senden” direkt zustellen. Ist auf der Instanz die Beleg-Pflicht aktiviert, startet der Download nach der Ausgabe automatisch.

Screenshot ausstehend katalog-ausgabe-02 Panel im Zustand 'Aktuell ausgegeben' mit den Schaltflächen 'Zurücknehmen', 'Beleg herunterladen' und 'Per E-Mail senden'

Nach der Ausgabe: Rücknahme und Beleg-Funktionen im selben Panel.
Zurücknehmen. Klicke im Panel auf „Zurücknehmen”. Der Vorgang wird als zurückgegeben markiert, und es steht ein Rückgabebeleg bereit.
Alle Vorgänge im Überblick. Unter Katalog & Ausgabe → Tab „Aus-/Rückgabe” siehst du sämtliche Ausgaben des Mandanten mit Status (Ausgegeben/Zurückgegeben) und Zeitpunkten, und kannst dort auch schnell ausgeben (Asset wählen, Name eintragen, „Ausgeben”) und zurücknehmen („Rückgabe”).

Screenshot ausstehend katalog-ausgabe-03 Tab 'Aus-/Rückgabe' mit Schnellausgabe-Formular und Tabelle aller Vorgänge mit Status-Badges

Der Tab 'Aus-/Rückgabe': Schnellausgabe und die Liste aller Vorgänge.
Für Empfänger: „Meine Geräte”. Mitarbeitende sehen die ihnen aktuell ausgegebenen Geräte in ihrer eigenen Ansicht „Meine Geräte”.

Ausgeben: nur asset_id und assignee_name sind Pflicht; assigned_user_id verknüpft optional eine/n echte/n Mitarbeitende/n (für E-Mail-Beleg und „Meine Geräte”):

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/assignments/checkout \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "asset_id": "a2f1c9e4-7b3d-4a11-9c2e-8f6b1d0a7e55",
    "assignee_name": "Max Mustermann",
    "assigned_user_id": "b7c31d02-9a4e-4c8f-8b21-6f0a7e5d3c11",
    "due_at": "2026-08-01T12:00:00Z",
    "note": "mit Ladegerät und Tasche"
  }'

{
  "id": "e4d5c6b7-a890-4123-b456-7c8d9e0f1a2b",
  "asset_id": "a2f1c9e4-7b3d-4a11-9c2e-8f6b1d0a7e55",
  "assignee_name": "Max Mustermann",
  "assigned_user_id": "b7c31d02-9a4e-4c8f-8b21-6f0a7e5d3c11",
  "checked_out_at": "2026-07-08T11:40:12Z",
  "due_at": "2026-08-01T12:00:00Z",
  "checked_in_at": null,
  "status": "checked_out",
  "note": "mit Ladegerät und Tasche"
}

Zurücknehmen (Check-in):

curl -X POST -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/assignments/e4d5c6b7-a890-4123-b456-7c8d9e0f1a2b/checkin

Beleg als PDF laden bzw. per E-Mail senden:

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/assignments/e4d5c6b7-a890-4123-b456-7c8d9e0f1a2b/receipt.pdf \
  --output beleg.pdf

curl -X POST -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/assignments/e4d5c6b7-a890-4123-b456-7c8d9e0f1a2b/receipt/email

Vorgänge auflisten und „Meine Geräte”:

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  "https://demo.notory.io/api/v1/assignments?asset_id=a2f1c9e4-7b3d-4a11-9c2e-8f6b1d0a7e55&status=checked_out"

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/assets/assigned-to-me

Mögliche Fehler: 409 („Asset is already checked out” bzw. „Asset already returned”), 404 (Asset oder verknüpfter Benutzer nicht im Mandanten), 503 (E-Mail-Versand nicht konfiguriert), 400 (kein E-Mail-Empfänger, Beleg-Mail geht nur mit assigned_user_id).

Was passiert dabei?

Ein Gerät, eine Ausgabe: Ein Asset kann immer nur einmal gleichzeitig ausgegeben sein. Ein zweiter Checkout wird mit 409 abgelehnt, die Oberfläche meldet „Ausgabe fehlgeschlagen (evtl. bereits ausgegeben).”
Vorgang statt Feld: Jede Ausgabe ist ein eigener Vorgang mit Status (checked_out → returned), Zeitstempeln (checked_out_at, checked_in_at) und Fälligkeit. Die komplette Historie bleibt erhalten.
PDF-Beleg: Der Beleg (Dateiname ausgabe-beleg-…pdf bzw. rueckgabe-beleg-…pdf) enthält Gerät, Seriennummer, Empfänger und Zeitpunkte; der Vorlagentext ist in den Instanz-Einstellungen anpassbar. Bei aktivierter Beleg-Pflicht lädt die Oberfläche ihn bei Ausgabe/Rücknahme automatisch herunter.
E-Mail-Versand: „Per E-Mail senden” schickt den Beleg an die Adresse des verknüpften Benutzers (Betreff „Ausgabebeleg”/„Rückgabebeleg”); ohne SMTP-Konfiguration meldet die Oberfläche „E-Mail-Versand ist nicht konfiguriert”.
„Meine Geräte”: Über die Verknüpfung assigned_user_id sehen Mitarbeitende ihre aktuell ausgegebenen Geräte selbst, ganz ohne Admin-Rechte.
Abgrenzung: Die Ausgabe ergänzt die organisatorische Zuordnung über das Feld Zugewiesen an. Sie ersetzt sie nicht.
Mandanten-Isolation: Asset, Empfänger-Benutzer und Vorgang müssen demselben Mandanten angehören.