Wie richte ich wiederkehrende Auswertungen ein?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Wiederkehrende Auswertungen entstehen in Notory durch gespeicherte Berichte: Einmal gebaut, führst du denselben Bericht jederzeit erneut aus. Die Zahlen werden bei jedem Aufruf frisch berechnet. Trägt ein Bericht über das Feld schedule einen Rhythmus (daily / weekly / monthly), erzeugt ihn der Server automatisch in dieser Kadenz und legt jede Ausführung als Snapshot ab (abrufbar über GET /reports/{id}/runs). Zusätzlich kannst du jeden Bericht jederzeit manuell über Ausführen bzw. den CSV-Export abrufen.

Voraussetzungen

Benötigte Rolle Angemeldeter Benutzer mit Zugriff auf das Berichte-Modul

Berichte anlegen, ändern und ausführen darf jeder angemeldete Benutzer des Mandanten.

Berichte sind ein Pro-Feature (custom_fields). Diese Anleitung setzt einen bereits angelegten Bericht voraus. Siehe Bericht erstellen & exportieren.

Gut zu wissen

Setzt du schedule auf daily, weekly oder monthly, führt ein Hintergrund- Zeitplaner (Worker, täglich) den Bericht in dieser Kadenz automatisch aus und speichert jedes Ergebnis als Snapshot. Die gespeicherten Läufe rufst du über GET /reports/{id}/runs ab; der Zeitpunkt der letzten Ausführung steht als last_run_at an der Berichtsdefinition. Voraussetzung ist ein laufender Worker (REDIS_URL gesetzt). Ohne Worker bleibt der Bericht wie gehabt manuell über Ausführen / CSV-Export abrufbar. Der Bericht-Baukasten in der Weboberfläche zeigt für schedule derzeit noch kein Eingabefeld; die Kadenz setzt du über die API.

Anleitung

GUI (Weboberfläche)

1. Bericht wiederverwenden. Öffne im Modul Berichte einen gespeicherten Bericht. Er behält Objekttyp, Gruppierung und Kennzahl. Du musst nichts neu zusammenstellen.

2. Erneut ausführen. Das Ergebnis wird bei jedem Öffnen frisch berechnet. So bekommst du z. B. wöchentlich denselben „Verträge nach Status”-Bericht mit aktuellen Zahlen.

   Screenshot ausstehend berichte-zeitplan-01 Gespeicherter Bericht wird erneut geöffnet und zeigt aktuelle Zahlen

   Gespeicherte Berichte liefern bei jedem Aufruf aktuelle Zahlen.

3. Regelmäßig exportieren. Für ein wiederkehrendes Reporting lädst du über „CSV exportieren” in deinem Rhythmus (z. B. zum Monatsabschluss) die Rohdaten herunter.

API (curl)

Den Rhythmus an der Definition hinterlegen: per PUT auf den Bericht. schedule ist ein freier String; eine cron-artige Notation ist üblich.

Rhythmus (schedule) setzen

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/reports/018f7d10-2a3b-7c4d-8e5f-6a7b8c9d0e1f \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "schedule": "0 6 * * 1" }'

Für die automatische wiederkehrende Auswertung rufst du den Bericht aus deiner eigenen Automatisierung (Cron, CI, Scheduler) im gewünschten Takt ab:

Wöchentlich ausführen (Beispiel-Cron-Zeile)

# Montags 06:00 — Ergebnis als CSV ablegen
0 6 * * 1  curl -s -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/reports/018f7d10-2a3b-7c4d-8e5f-6a7b8c9d0e1f/export.csv \
  -o /backups/verträge-$(date +\%F).csv

Was passiert dabei?

• Definition ist wiederverwendbar: Das Wiederkehrende steckt im gespeicherten Bericht. Die Definition bleibt, die Zahlen werden bei jedem /run bzw. /export.csv neu berechnet.
• schedule ist Metadaten: Der Wert wird gespeichert und mit der Definition zurückgeliefert, aber nicht durch einen internen Job ausgeführt. Er beschreibt die gewünschte Kadenz und steuert optional deine externe Automatisierung.
• Kein automatischer Versand: Notory verschickt Berichtsergebnisse nicht von selbst per E-Mail. Willst du das, orchestriere den Abruf extern (Cron/Skript) gegen die API.
• Frische Daten: Weil jede Ausführung live aggregiert, spiegeln wiederkehrende Auswertungen immer den aktuellen Datenbestand deines Mandanten.

Verwandte Themen

• Bericht erstellen & exportieren
• Welche Berichte gibt es in Notory?
• API-Einstieg: Authentifizierung für automatisierte Abrufe