Wie funktioniert Scannen & Inventur (mobil)?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Öffne das Modul Scannen, wähle den Objekttyp und das Code-Feld (z. B. Seriennummer oder Barcode), dann „Kamera starten”, oder tippe den Code ein und klicke „Suchen”. Notory zeigt den passenden Datensatz an. Hast du zusätzlich ein Mengenfeld gewählt, zählst du den Bestand direkt mit +/−, jede Änderung wird sofort gespeichert („Gespeichert”).

Voraussetzungen

Scannen & Inventur arbeitet auf der Flex-Plattform und erfordert daher Pro oder höher (Feature custom_fields). Außerdem nötig:

Ein Objekttyp mit Freifeldern, darunter ein Feld, das den Code trägt (z. B. serial, barcode, sku), und für die Inventur ein Zahlenfeld (Typ number oder currency) als Menge.
Für den Kamera-Scan: ein Browser mit Barcode-Erkennung (aktuelle Chrome/Edge-Versionen, insbesondere auf Android). Fehlt die Unterstützung, meldet die Seite „Kamera-Scan ist in diesem Browser nicht verfügbar. Code manuell eingeben.” Die manuelle Eingabe funktioniert immer.

Modul „Scannen” öffnen und einrichten. Wähle in der Navigation Scannen. Stelle oben ein:
- Objekttyp: z. B. Fahrzeug oder Lagerartikel.
- Code-Feld: das Feld, dessen Wert im Barcode/QR-Code steht. Notory schlägt automatisch ein passendes Feld vor (erkennt Namen wie code, barcode, sku, serial).
- Mengenfeld (optional): ein Zahlenfeld für die Inventur.
Screenshot ausstehend scan-inventur-01 Modul Scannen mit den Auswahlfeldern Objekttyp, Code-Feld und Mengenfeld

Erst einrichten: Objekttyp, Code-Feld und optional das Mengenfeld.
Scannen oder eintippen. Klicke „Kamera starten” und halte den Code vor die Kamera. Beim ersten Mal fragt der Browser nach der Kamera-Berechtigung. Sobald ein Code erkannt wird, stoppt der Scan und Notory sucht den Datensatz. Ohne Kamera: Code in das Feld „Code eingeben oder scannen” tippen (auch per USB-/Bluetooth-Handscanner möglich) und „Suchen” klicken.
Treffer prüfen und zählen. Der gefundene Datensatz erscheint als Karte. Mit gewähltem Mengenfeld zeigt sie den aktuellen Bestand und die Tasten +/− („Gezählte Menge anpassen”), jede Änderung speichert sofort und bestätigt mit „Gespeichert”. Gibt es keinen Treffer, meldet die Seite „Kein Datensatz für ‚…’ gefunden.”

Screenshot ausstehend scan-inventur-02 Gefundener Datensatz als Karte mit aktuellem Bestand und den Plus-/Minus-Tasten zum Zählen

Treffer-Karte mit Bestandszählung: plus, minus, automatisch gespeichert.

Hinter dem Scan steht der Lookup-Endpunkt: Er löst einen Code-Wert exakt zu einem Datensatz auf (Scope read):

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  "https://demo.notory.io/api/v1/records/lookup?object_type=vehicle&field=plate&value=M-TT%202026"

{
  "id": "7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44",
  "object_type": "vehicle",
  "data": { "plate": "M-TT 2026", "fuel": "Elektro", "stock": 5 },
  "updated_at": "2026-07-08T11:58:02Z"
}

Die Zählung ist eine normale Datensatz-Aktualisierung (Scope write). Die Oberfläche schreibt dabei den kompletten data-Block mit angepasster Menge:

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "data": { "plate": "M-TT 2026", "fuel": "Elektro", "stock": 6 } }'

Mögliche Fehler: 404 (kein Datensatz mit diesem Wert, die Oberfläche zeigt „Kein Datensatz … gefunden”), 403 (Tarif unter Pro), 422 (Mengenwert passt nicht zur Feld-Definition).

Was passiert dabei?

Scan bleibt lokal: Die Barcode-Erkennung läuft komplett im Browser (Kamera-Bild verlässt das Gerät nicht); an den Server geht nur der erkannte Code-Wert für den Lookup.
Exakte Auflösung: Der Lookup vergleicht den Wert exakt mit dem gewählten Feld. Tippfehler oder abweichende Schreibweisen ergeben „nicht gefunden”.
Jede Zählung ist nachvollziehbar: Die Mengen-Änderung ist ein normales Datensatz-Update und landet im Verlauf des Datensatzes (Aktion Aktualisiert, samt Verursacher), inklusive Wiederherstellen-Option.
Lizenz-Gating: Ohne Pro+ blendet die Oberfläche das Modul hinter einem Upgrade-Hinweis aus; die API antwortet mit 403.
Mandanten-Isolation: Lookup und Updates wirken nur auf Datensätze deines Mandanten.
Asset-Etiketten: Die QR-Codes der Standard-Assets enthalten JSON statt eines reinen Werts. Sie gehören in den Workflow Asset-QR-Code scannen, nicht in dieses Modul.