Wie erfasse ich eine Software-Lizenz und verwalte Plätze?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Eine Lizenz gehört immer zu einem Software-Eintrag (software_id). Du erfasst Lizenztyp, Plätze (Seats), belegte Plätze, Kosten, Währung, Kauf- und Ablaufdatum. Die Anzahl der Plätze wird als Zähler geführt (seats = gesamt, seats_used = belegt). Eine Zuordnung einzelner Plätze zu konkreten Personen oder Assets gibt es im Datenmodell nicht.

Voraussetzungen

Die In-App-Lizenzverwaltung ist ein eigenes Lizenz-Feature (licenses) und ab Tarif Pro verfügbar. Sie verwaltet deine Software-Lizenzen als Inventar, nicht die Produkt-Lizenz von Notory selbst.

In der Weboberfläche laufen die Lizenzdaten auf der Software-Seite zusammen: Die Kennzahl-Karten „Gesamte Lizenzkosten” und „Bald ablaufend” sowie die Warnliste ablaufender Lizenzen werden aus deinen Lizenzsätzen berechnet.

Screenshot ausstehend software-lizenz-01 Software-Seite mit den Karten 'Gesamte Lizenzkosten' und 'Bald ablaufend' über der Software-Liste

Auf der Software-Seite laufen die Lizenzkosten und Ablaufdaten zusammen.

Das Erfassen und Ändern einzelner Lizenzsätze (Plätze, Kosten, Ablaufdatum) erfolgt derzeit über die API. Siehe nebenstehenden Tab. Wie du Kosten und Restlaufzeiten auswertest, steht unter Lizenzkosten & Ablauf im Blick.

Eine Lizenz anlegen: POST auf /api/v1/software/licenses. Pflicht ist die software_id (die ID des zugehörigen Software-Eintrags).

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/software/licenses \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "software_id": "0f9c2a71-4d6b-4e18-9a3c-2b7e1f0d8c44",
    "license_type": "subscription",
    "license_key": "XXXX-YYYY-ZZZZ",
    "seats": 25,
    "seats_used": 18,
    "cost": 1499.00,
    "currency": "EUR",
    "purchase_date": "2026-01-01",
    "expiry_date": "2026-12-31",
    "vendor": "Adobe"
  }'

Antwort HTTP 201 Created:

{
  "id": "7a1e5c90-2f83-4b6d-8c11-9d4a2e6b0f37",
  "tenant_id": "3d9b0c12-4e5a-4f88-b1c7-2a9e6d4f0011",
  "software_id": "0f9c2a71-4d6b-4e18-9a3c-2b7e1f0d8c44",
  "license_type": "subscription",
  "seats": 25,
  "seats_used": 18,
  "cost": 1499.0,
  "currency": "EUR",
  "purchase_date": "2026-01-01",
  "expiry_date": "2026-12-31",
  "vendor": "Adobe",
  "created_at": "2026-07-08T09:20:00Z",
  "updated_at": "2026-07-08T09:20:00Z"
}

Plätze anpassen (z. B. eine weitere Zuweisung): ein PUT auf die Lizenz-ID mit dem neuen seats_used-Wert. Es genügt, das geänderte Feld zu senden.

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/software/licenses/7a1e5c90-2f83-4b6d-8c11-9d4a2e6b0f37 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "seats_used": 19 }'

Gültige license_type-Werte: perpetual (Unbefristet), subscription (Abonnement, Standard) und trial (Testversion). seats muss mindestens 1 sein, seats_used mindestens 0; currency ist ein 3-stelliger Code (Standard EUR).

Mögliche Fehler: 401 (Token fehlt/ungültig), 403 (keine Berechtigung oder Lizenz-Modul nicht im Tarif), 422 (Validierung, z. B. fehlende software_id oder seats < 1).

Was passiert dabei?

Bindung an die Software: Die Lizenz wird über software_id mit einem Software-Eintrag verknüpft. Wird die Software gelöscht, werden ihre Lizenzen mitgelöscht (Kaskade).
Plätze als Zähler: seats und seats_used sind reine Zahlenfelder. Notory erzwingt keine Obergrenze und verknüpft Plätze nicht mit einzelnen Benutzern oder Assets. Die Pflege der belegten Plätze liegt bei dir.
Kosten & Ablauf fließen in die Übersicht: cost/currency summieren sich zu den Gesamten Lizenzkosten; ein expiry_date innerhalb der nächsten 30 Tage zählt in die Kennzahl „Bald ablaufend”.
Audit-Trail: Ersteller/Bearbeiter werden als created_by/updated_by erfasst.
Mandanten-Isolation: Lizenzen sind mandantengebunden und für andere Mandanten unsichtbar.