Wie behalte ich Lizenzkosten und Ablauf im Blick?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Die Software-Seite zeigt oben drei Kennzahlen: Gesamte Lizenzkosten, Bald ablaufend (Lizenzen, die innerhalb der nächsten 30 Tage auslaufen) und die Anzahl der Software-Einträge. Darunter listet eine Warntabelle die ablaufenden Lizenzen mit den verbleibenden Tagen. Dieselben Werte liefert die API über eine Übersichts-Route.

Voraussetzungen

Teil des Lizenz-Moduls (licenses) und damit ab Tarif Pro verfügbar.

Modul „Software” öffnen. Die drei Kennzahl-Karten stehen oben auf der Seite. „Gesamte Lizenzkosten” summiert alle erfassten Lizenzkosten, „Bald ablaufend” zählt die Lizenzen mit Ablauf in den nächsten 30 Tagen.

Screenshot ausstehend software-kosten-01 Kennzahl-Karten 'Gesamte Lizenzkosten' und 'Bald ablaufend' auf der Software-Seite

Die Kennzahl-Karten fassen Kosten und anstehende Abläufe zusammen.
Warnliste prüfen. Unter den Karten erscheint, sobald Lizenzen ein Ablaufdatum haben, die Liste der als Nächstes auslaufenden Lizenzen (nach Ablaufdatum sortiert). Ein farbiges Kennzeichen zeigt die verbleibenden Tage; abgelaufene Lizenzen sind rot markiert.

Screenshot ausstehend software-kosten-02 Warnliste ablaufender Lizenzen mit Softwarename, Ablaufdatum und Rest-Tage-Kennzeichen

Die Warnliste zeigt die als Nächstes auslaufenden Lizenzen.

Die Übersicht kommt aus einer eigenen Route: GET /api/v1/software/licenses/overview.

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/software/licenses/overview

Antwort HTTP 200 OK:

{
  "total_cost": 3247.0,
  "expiring_count": 2,
  "licenses": [
    {
      "id": "7a1e5c90-2f83-4b6d-8c11-9d4a2e6b0f37",
      "software_name": "Adobe Photoshop",
      "expiry_date": "2026-12-31",
      "cost": 1499.0,
      "currency": "EUR"
    }
  ]
}

total_cost: Summe aller Lizenzkosten (cost).
expiring_count: Anzahl der Lizenzen, deren expiry_date zwischen heute und heute + 30 Tagen liegt.
licenses: je Lizenz Name der Software, Ablaufdatum, Kosten und Währung; ideal, um im eigenen System eine Restlaufzeit zu berechnen.

Die vollständige Liste aller Lizenzsätze (mit Plätzen etc.) lieferst dir GET /api/v1/software/licenses.

Was passiert dabei?

Live berechnet: Die Übersicht wird bei jedem Abruf frisch aus den Lizenzsätzen berechnet. Es gibt keinen zwischengespeicherten Stand.
30-Tage-Fenster: „Bald ablaufend” umfasst genau die Lizenzen mit Ablauf in den nächsten 30 Tagen (heutiges Datum inklusive). Bereits abgelaufene Lizenzen zählen nicht in diese Kennzahl, erscheinen in der Weboberfläche aber rot markiert in der Warnliste.
Keine automatische E-Mail: Notory verschickt zu ablaufenden Lizenzen keine Benachrichtigungs-E-Mail und löst kein Webhook-Event aus. Die Überwachung ist visuell. Prüfe die Übersicht regelmäßig oder frage die API-Route periodisch ab.
Mandanten-Isolation: Es werden ausschließlich Lizenzen deines Mandanten einbezogen.