Wie pflege ich Datensätze zu eigenen Objekttypen?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Im Modul Daten wählst du den Objekttyp und klickst auf „Datensatz hinzufügen”. Das Formular ergibt sich automatisch aus den definierten Freifeldern. Je Datensatz stehen Verlauf (mit Wiederherstellen), Dateien, Relationen, eine Suche und ein JSON-Import mit Spaltenzuordnung bereit.

Voraussetzungen

Die Flex-Plattform erfordert Pro oder höher (Feature custom_fields). Voraussetzung außerdem: Der Objekttyp hat bereits Freifelder. Sonst bleibt „Datensatz hinzufügen” deaktiviert („Fügen Sie diesem Typ zuerst mindestens ein Feld hinzu.”).

Typ wählen. Öffne Daten und klicke den Objekttyp-Chip an. Die Tabelle zeigt die Datensätze mit den ersten Feldern als Spalten; das Suchfeld („Datensätze durchsuchen…”) filtert über alle Werte.

Screenshot ausstehend katalog-datensaetze-01 Daten-Seite mit Objekttyp-Chips, Suchfeld und Datensatz-Tabelle samt Aktionen je Zeile

Die Datensatz-Tabelle eines Objekttyps mit Suche und Zeilen-Aktionen.
Datensatz anlegen. Klicke auf „Datensatz hinzufügen”. Das Formular zeigt genau die definierten Freifelder. Pflichtfelder sind markiert, Auswahlfelder bieten die hinterlegten Optionen, Relationsfelder eine Datensatz-Auswahl. Speichern legt den Eintrag an; Validierungsfehler erscheinen als Meldung im Formular.

Screenshot ausstehend katalog-datensaetze-02 Formular 'Datensatz hinzufügen' mit automatisch generierten Feldern aus den Freifeld-Definitionen

Das Formular entsteht automatisch aus den Freifeldern des Typs.
Je Zeile: Verlauf, Dateien, Relationen, Bearbeiten, Löschen. Die Symbole am Zeilenende öffnen:
- Verlauf: jede Änderung als Zeitleiste (Erstellt/Aktualisiert/Gelöscht/ Wiederhergestellt) mit den geänderten Feldern; ältere Stände lassen sich per „Wiederherstellen” zurückholen.
- Dateien: Anhänge hochladen/herunterladen (siehe Anhänge).
- Relationen: Verknüpfungen zu anderen Datensätzen, getrennt nach Ausgehend und Eingehend, mit frei wählbarem Relationstyp (z. B. depends_on).
Screenshot ausstehend katalog-datensaetze-03 Verlauf-Dialog eines Datensatzes mit Zeitleiste der Aktionen und Schaltfläche 'Wiederherstellen'

Der Verlauf: jede Änderung nachvollziehbar, ältere Stände wiederherstellbar.
Importieren. Über „Importieren” fügst du Datensätze als JSON-Zeilen ein, ordnest die Spalten den Feldern zu (Spaltenzuordnung), wählst optional ein Feld für den Abgleich („Abgleich über”, vorhandene Datensätze werden dann aktualisiert statt dupliziert) und prüfst das Ergebnis per „Vorschau”, bevor „Importieren” es anwendet.
Ansichten speichern. Über „Ansicht speichern” legst du den gewählten Objekttyp als benannte Ansicht ab und springst später mit einem Klick zurück.

Anlegen: data enthält die Freifeld-Werte:

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/records \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "object_type": "vehicle",
    "data": { "plate": "M-TT 2026", "fuel": "Elektro", "seats": 5 }
  }'

{
  "id": "7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44",
  "object_type": "vehicle",
  "data": { "plate": "M-TT 2026", "fuel": "Elektro", "seats": 5 },
  "created_at": "2026-07-08T11:20:41Z",
  "created_by": "b7c3…"
}

Auflisten und suchen: q durchsucht die Werte; für große Bestände gibt es Cursor-Seitenblätterung (limit + cursor aus next_cursor):

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  "https://demo.notory.io/api/v1/records?object_type=vehicle&q=elektro&limit=50"

Ändern und löschen (Löschen ist ein Soft-Delete):

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "data": { "plate": "M-TT 2026", "fuel": "Elektro", "seats": 7 } }'

curl -X DELETE -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44

Verlauf und Wiederherstellen:

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44/history

curl -X POST -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44/restore/HISTORY_ID

Relationen:

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/records/7d2f4a90-1b3c-4e5d-8f6a-9c0b1d2e3f44/links \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "to_record_id": "ZIEL_RECORD_ID", "relation_type": "depends_on" }'

Massenimport mit Spaltenzuordnung und Upsert, erst mit dry_run=true prüfen:

curl -X POST "https://demo.notory.io/api/v1/records/import?dry_run=true" \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "object_type": "vehicle",
    "rows": [ { "Kennzeichen": "M-TT 2027", "Antrieb": "Diesel" } ],
    "mapping": { "Kennzeichen": "plate", "Antrieb": "fuel" },
    "key_field": "plate"
  }'

Mögliche Fehler: 403 (Tarif unter Pro), 404 (fremder/unbekannter Datensatz), 422/400 (Freifeld-Validierung, die Antwort nennt die betroffenen Felder).

Was passiert dabei?

Validierung gegen Freifelder: Jeder Schreibvorgang wird gegen die Definitionen des Objekttyps geprüft (Typ, Optionen, Pflichtfelder). Fehler kommen feldgenau zurück und erscheinen in der Oberfläche als Formular-Meldung.
Verlauf automatisch: Notory schreibt zu jeder Aktion einen Verlaufseintrag (created, updated, deleted, restored) samt Datenstand und Verursacher. Grundlage für die Zeitleiste und das Wiederherstellen.
Soft-Delete: Gelöschte Datensätze werden als gelöscht markiert („Record moved to trash”), nicht sofort entfernt.
Import als Upsert: Mit key_field gleicht der Import über das gewählte Feld ab und aktualisiert Treffer, statt Duplikate anzulegen; die Vorschau (dry_run) liefert erstellt/aktualisiert/Fehler je Zeile, ohne zu schreiben.
Audit-Feld-Paar: created_by/updated_by und die Zeitstempel werden automatisch gepflegt.
Mandanten-Isolation: Datensätze, Verlauf, Links und Anhänge sind strikt auf deinen Mandanten beschränkt.