Wie weise ich ein Asset einem Benutzer oder Standort zu?

Ab Tarif Basic

Kurzantwort

Über „Bearbeiten” trägst du Zugewiesen an (ein Benutzer), Abteilung und Standort ein. So ist jederzeit klar, wer ein Gerät nutzt und wo es steht. Geht es um die formale Geräteausgabe mit Beleg (Aus- und Rückgabe), nutze stattdessen den Prozess Geräte ausgeben und zurücknehmen.

Voraussetzungen

Das Asset-Modul ist im Kern enthalten und in allen Tarifen verfügbar.

Asset öffnen und bearbeiten. Wähle Assets, öffne das Asset und klicke auf „Bearbeiten”.
Zuordnung eintragen. Fülle die Felder aus:
- Zugewiesen an: die Person/der Benutzer, der das Gerät nutzt.
- Abteilung: die organisatorische Zuordnung (Freitext).
- Standort: der physische Ort (Freitext, z. B. „Büro München / Raum 2.14”).
Screenshot ausstehend assets-zuweisen-01 Asset-Formular mit den Feldern Zugewiesen an, Abteilung und Standort

Zuordnung über die Felder Zugewiesen an, Abteilung und Standort.
Speichern. Die Zuordnung erscheint in der Detailansicht. In der Liste kannst du anschließend nach Abteilung oder Standort filtern.

Die Zuordnung sind normale Felder eines PUT auf /api/v1/assets/{id}. Zugewiesen an (assigned_to) erwartet eine Benutzer-ID; Abteilung (department) und Standort (location) sind Freitext.

curl -X PUT https://demo.notory.io/api/v1/assets/a2f1c9e4-7b3d-4a11-9c2e-8f6b1d0a7e55 \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "assigned_to": "b7c31d02-9a4e-4c8f-8b21-6f0a7e5d3c11",
    "department": "Vertrieb",
    "location": "Büro München / Raum 2.14"
  }'

Assets einer Abteilung auflisten (Scope read):

curl -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  "https://demo.notory.io/api/v1/assets?department=Vertrieb"

Mögliche Fehler: 422 (ungültige Werte), 404 (fremdes/nicht existierendes Asset).

Was passiert dabei?

Zugewiesen an ist eine Benutzer-Verknüpfung: assigned_to verweist auf einen Benutzer. Wird dieser Benutzer gelöscht, wird die Zuordnung automatisch geleert (die Datenbank setzt das Feld auf leer, das Asset bleibt bestehen).
Abteilung und Standort sind Freitext: Sie dienen der Filterung und Auswertung.
Zuordnung ≠ Ausgabe: Diese Felder dokumentieren die organisatorische Zuordnung. Für eine nachweisbare Geräteausgabe (mit Ausgabe-/Rückgabedatum und Beleg) nutze die Aus- und Rückgabe. Ausgegebene Geräte erscheinen für die Empfänger:innen unter „Meine Geräte”.
Audit-Trail: updated_by/updated_at werden gesetzt.
Mandanten-Isolation: Sowohl Asset als auch der zugewiesene Benutzer müssen zum selben Mandanten gehören.