Wie erfasse ich eine Software?

Ab Tarif Pro

Kurzantwort

Öffne das Modul Software, klicke auf „Software hinzufügen”, vergib einen Namen und speichere. Pflicht ist nur der Name. Hersteller, Version, Kategorie und Freigabestatus sind optional. Neue Einträge starten standardmäßig im Freigabestatus „In Prüfung” und lassen sich jederzeit nachbearbeiten.

Voraussetzungen

Das Software-Modul gehört zum Tarif Pro (Lizenz-Feature software). In den Tarifen Basic/Community ist der Menüpunkt ausgeblendet; ein API-Aufruf wird dort mit 403 abgelehnt.

Modul „Software” öffnen. Wähle in der linken Navigation Software. Oben siehst du die Kennzahl-Karten (Lizenzkosten, bald ablaufend, Anzahl), darunter die Liste aller Software-Einträge. Oben rechts über der Liste liegt die Schaltfläche „Software hinzufügen”.

Screenshot ausstehend software-anlegen-01 Software-Modul mit Kennzahl-Karten und der Schaltfläche 'Software hinzufügen' über der Liste

Die Software-Übersicht mit der Schaltfläche 'Software hinzufügen'.
Formular ausfüllen. Es öffnet sich der Dialog „Software hinzufügen”. Fülle mindestens das Pflichtfeld aus:
- Name: die Bezeichnung der Software (z. B. „Adobe Photoshop”).
Optional: Hersteller, Version, Kategorie sowie der Freigabestatus (Auswahl Freigegeben, In Prüfung, Gesperrt, Standard: In Prüfung).

Screenshot ausstehend software-anlegen-02 Leerer Dialog 'Software hinzufügen' mit den Feldern Name, Hersteller, Version, Kategorie und Freigabestatus

Der leere Dialog 'Software hinzufügen'. Pflicht ist nur der Name.
Speichern. Klicke auf „Speichern”. Der Eintrag erscheint sofort in der Liste, alphabetisch nach Name sortiert, mit dem gewählten Freigabestatus.

Screenshot ausstehend software-anlegen-03 Software-Liste nach dem Speichern mit dem neuen Eintrag und Freigabestatus 'In Prüfung'

Nach dem Speichern steht die Software mit Status 'In Prüfung' in der Liste.

Dieselbe Aktion per REST-API: ein POST auf /api/v1/software mit einem Bearer-Token (Scope write). Nur name ist Pflicht.

curl -X POST https://demo.notory.io/api/v1/software \
  -H "Authorization: Bearer inv_dein_token" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "name": "Adobe Photoshop",
    "vendor": "Adobe",
    "version": "2024",
    "category": "Grafik",
    "approval_status": "in_review",
    "notes": "Nur Design-Abteilung"
  }'

Bei Erfolg antwortet die API mit HTTP 201 Created und dem angelegten Eintrag:

{
  "id": "0f9c2a71-4d6b-4e18-9a3c-2b7e1f0d8c44",
  "tenant_id": "3d9b0c12-4e5a-4f88-b1c7-2a9e6d4f0011",
  "name": "Adobe Photoshop",
  "vendor": "Adobe",
  "version": "2024",
  "category": "Grafik",
  "approval_status": "in_review",
  "notes": "Nur Design-Abteilung",
  "created_at": "2026-07-08T09:14:22Z",
  "updated_at": "2026-07-08T09:14:22Z"
}

Der Freigabestatus akzeptiert genau drei Werte: approved (Freigegeben), in_review (In Prüfung, Standard) und blocked (Gesperrt).

Mögliche Fehler: 401 (Token fehlt/ungültig), 403 (kein Schreibrecht oder Software-Modul nicht im Tarif), 422 (Validierung, z. B. leerer name).

Was passiert dabei?

Mandanten-Zuordnung: Der Eintrag wird automatisch deinem aktuellen Mandanten zugeordnet (tenant_id). Andere Mandanten sehen ihn nie (Mandanten-Isolation).
Audit-Trail: Du wirst als Ersteller vermerkt (created_by/updated_by), mit Zeitstempel created_at.
Lizenz-Prüfung (Gating): Ohne das Feature software (Tarif Pro) wird der Aufruf mit 403 und dem Hinweis abgelehnt, dass das Software-Modul im aktuellen Tarif nicht enthalten ist.
Standardwert: Ohne Angabe gilt approval_status = in_review. Jede neue Software landet also zunächst im Freigabeprozess (siehe unten).
Kein Webhook: Anders als beim Anlegen eines Assets löst das Anlegen von Software in der aktuellen Version kein Webhook-Event aus.